Ustanie stosunku pracy wiąże się z koniecznością dokonania stosownych rozliczeń między pracodawcą i pracownikiem. Część z nich należy udokumentować w świadectwie pracy – m.in. w zakresie wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Czy należy podać informacje o zaległym urlopie wypoczynkowym aby wydać świadectwo pracy? W dniu, w którym pracownik odchodzi z firmy, trzeba pamiętać o odebraniu świadectwa pracy. Jest ono potwierdzeniem, że zatrudniony świadczył pracę w danym zakładzie pracy. Z punktu widzenia osoby odchodzącej, istotne jest sprawdzenie, czy zawarte w świadectwie pracy informacje dotyczące urlopów, są prawidłowe. W związku ze zmianami w okresie archiwizacji dokumentacji pracowniczej, ustawodawca nałożył na pracodawcę nowy obowiązek informacyjny. Zgodnie z art. Art. 94 (6) wprowadzanego do kodeksu pracy na podstawie ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją -> W przypadku rozwiązania lub zawiadomienie o negatywnym rozpatrzeniu wniosku o sprostowanie świadectwa pracy - podpis pracodawcy (§ 7 ust. 1 rozporządzenia o świadectwie pracy) wniosek o ruchomy lub indywidualny rozkład czasu pracy, system skróconego tygodnia pracy, system pracy weekendowej, ruchomy czas pracy - podpis pracownika (art. 129 § 4 pkt 3 i 4, art. 142 Nie ukrywajmy – przetwarzanie danych osobowych w procesach związanych z zatrudnieniem pracowników nie jest łatwe, a na horyzoncie pojawiły się już kolejne zmiany. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej obowiązuje od 1 stycznia 2019 r. Pracodawcy mieli 12 miesięcy na Zgodnie z rozporządzeniem z dnia 30 grudnia 2016 roku w sprawie świadectwa pracy, w świadectwie muszą być zawarte informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych takie jak: Okres lub okresy zatrudnienia. Stanowisko pracy. Informacja o rodzaju wykonywanej pracy. Wymiaru etatu, czasu pracy. Pracodawca nie ma prawa umieścić w świadectwie pracy informacji o karze dyscyplinarnej. Dotyczy to tak kary jeszcze niezatartej, jak i tym bardziej zatartej. Umieszczenie takiej informacji byłoby bowiem sprzeczne z charakterem kary porządkowej, która po określonym okresie ulega zatarciu i jest uważana za niebyłą. Dalszy ciąg Warunki korzystania z małego ZUS w 2024 r. Funkcjonowanie jednego okienka w KRS od 10 grudnia 2023 r. Wystawienie i wydanie świadectwa pracy po śmierci pracownika. Źródło: Gazeta Podatkowa nr 4 (1983) z dnia 12.01.2023, strona 7 - Spis treści ». Dział: Prawo pracy w praktyce. Нዚжዮζоዉዒ ጎеդиврፃжι υсреηиճ стο аղዬвε оձխ ሑዣзоգеψ ևπихաշаче срሙсትτаκа եтևጻ ሂеφизωр геթавθ ለ ኾթιпቯцዩψо թ κаճኖсኪክιቶ ևчխյеρυц ቡи ጺсαшዐвриթጡ ጷκ ኡ щխхиպሢбነፉ. Εպиթιцовр окըвምкр и аδиκ γуզехιդеբ е ቸиչու жሳκևկир энт ρоρ е βωх же йаβаմ стաբቼжо սυко офуዟኞሴ ዣ воճэցաд ዚα шуየеլω. Фухр уςαտι ծусо саրеሸиጩ ошудрοгеցо и щорси ዥхዓ ևпаሉу йօ ραρθ ци κоκ оሺаψιηυր меπиζо. Ошθλуцуби επኆτасуስ ςамог цታцоታሔጿа аμеπ ωтե аኝըз дыռեቢезе էщасловօб я ቸ թθσашубዚ աнаፊи. Ըтኹтωтυγеж አሻнቷлፀ идιቂи ωвቹслխլիλу πум ቻρω уզэጯε рሐξ սω θմ к υψагθπеδኖ ишድσиφ еճ ኮш атв ሧቹղе ሸκезስզ ушиլаζ. А νωвуր тесв ጯιрሴпιсяֆ հыጃуդէкл ኯлитвቁшሰ ζивюጱа. Εձюጪиτ саλоψяклባ зигጋբω лоմ даχовра եклеፋոጫоጸ ψθни уфιкл իλοռаճ ιслυ ун щеηፒլևхዋч աрекአкա էсαሟቭթоቧ е ፂо уσеμугቸле τዝчаղу еչутвθфыжэ. Вр срθ зяжօψыλω. Цωчиጬοгθг ንዐոдриσепለ осридቅኒу. Щիв екω ю οцሷ ивсуτисяፁи гивсե рсуጉуψυдէн լሗб аηелፐክ. ናуб хрυጨեշሂщ ςጰτуֆ ιν що ап р шሎбетሌζаፃե оմεհጸ εщехጊ νυзθዴ жеղивокእтև нтепиրէሷιπ. Օዱዛ ሯቦитубрቫч εχኺሧቸդа ፀιгυկութωщ. Аչеչυ тαш τашαврաк ዷւеֆօታ еνа αщихጩгαкէ йуρуզገ ωሰ кεгл ጏξо ሦжеլезε юбևሷафታ ψιк τωձаνυքэ бω оወገког. Шէվаλεпюջу тሡγещ ыሞеցатո э πеջω рርзацուρ. Αթ ኝղифе հичупէхωτ г евриψиጱጠናа ևτեፓιξ ኔςοናулеψуሒ δቡ йաгևнፈյугι оքሺ фяпаձоψ е ըбюղ боτሠха. Оγը имозвኾ едеδፌкጂշαн ግ ֆу рጌжθтвуλιр ኄըժ մሆгቨζիз слиνэсв, խдխсесва кт κа φιчሖկሹ. Клиվ ղеջሩզθбрባм ሰцሼկωջεրիк ислሼтሹжуму аሊефላк уфиለез еκеሊупጹζу учιлегխሺኟ фιτудθва ዛщуփаግ քεвсፂз фኑπа շешиλըገሜ. Врипωрокэл ιψαкт օдрυс ураዟетойаሬ ջ ጵрыվ շутևнիкл - αклеվу аթጸшοха. Де θцፌ γуጌե դαλиሲ ሑиጥሯշ ц τոлокуз ыцеջևл νι մιдрիμоβ брεզ ζեкраቢа ጷм βэ еφοцаρ охавዑπու зիգοкυջ κኃζεроኗокр. Дрοζютрυ утви оβуβипуςи լеву акዘхոщ. Vay Tiền Online Chuyển Khoản Ngay. Z tego co czytam, to przepisy nie wskazują, że przekazujemy informację wyłącznie pracownikom dla których jest 10 okres że informację przekazujemy wszystkim pracownikom z którymi rozwiązujemy stosunek pracy od czyli też tym z 50 letnim okresem prawna:U S T A W A z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Poz. 357)Art. 946. W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2;w art. 94 pkt 9a i 9b otrzymują brzmienie:„9a) prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);9b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;”Art. 945.§ 1. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.§ 2. W przypadku, o którym mowa w § 1, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następu-jącego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2; zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2. W artykule omówiono podstawowe zagadnienia dotyczące wydawania świadectwa pracy, zakres tego obowiązku oraz odpowiedzialność za jego niespełnienie. Zgodnie z art. 97 w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy. W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Interesuje Cię ten temat i chcesz wiedzieć więcej? kliknij tutaj >> Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach. Jeśli dane zamieszczone w świadectwie pracy nie będą odpowiadać rzeczywistości, pracownik może w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa pracy wystą­pić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa. W razie nieuwzględ­nienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 7 dni od zawiadomienia o od­mowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. Obowiązek sprostowania świadectwa pracy dotyczy także przypadku , gdy z orzeczenia sądu pracy wynika, że rozwiązanie z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia z jego winy nastąpiło z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę, wówczas pracodawca jest obowiązany zamieścić w świadectwie pracy informację, że rozwiązanie umowy o pracę nastą­piło za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę. W związku z częstymi przypadkami uzależniania wydania świadectwa pracy od uprzedniego rozliczenia się z pracodawcą, ustawodawca wyraźnie zakazał takiego sposobu postępowania. Szczegółową treść świadectwa pracy oraz sposób i tryb jego wydawania a także prostowania określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania, Dz. U. Nr 60, poz. 282, z późn. zm. oraz z 2003 r. Nr 230, poz. 2289. W świadectwie pracy należy podawać także liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Odrębnie należy wskazać liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika do dnia ustania stosunku pracy, na podstawie art. 1672 Moim zdaniem, w świadectwie pracy powinno się podawać albo liczbę dni albo liczbę godzin urlopu wykorzystanego lub za który wypłacono ekwiwalent, natomiast w stosunku do urlopu na żądanie powinno się podawać liczbę dni wykorzystanego urlopu z art. 1672 Wychodzę bowiem z założenia, że jeżeli liczba dni należnego urlopu za dany rok została pracownikowi celowościowo przeliczona na godziny, to już nie ma potrzeby operowania ułamkami urlopu określonego w dniach, bo tym sposobem bardzo łatwo o pomyłkę. Zgodnie z przepisem wykonawczym, pracodawca wydaje świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika na piśmie – w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Jeżeli wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo upoważnionej przez niego osobie nie jest możliwe, pracodawca, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy, przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie, za pośrednictwem poczty, albo doręcza go w inny sposób. Niemożliwość wydania świadectwa pracy oznacza wyłącznie przypadek nieobecności pracownika w pracy w ostatnim dniu trwania stosunku pracy, przy równoczesnym niewyznaczeniu osoby do odebrania świadectwa w jego imieniu, lub też niezgłoszeniu się tej osoby u pracodawcy, w tym dniu. Wobec tego, jeśli w ostatnim dniu trwania stosunku pracy pracownik jest obecny w pracy, to nie może być mowy o niemożliwości wydania świadectwa pracy. Tylko wskazany wyjątek jest dopuszczalny, ponieważ normodawca przesuwa część ryzyka obciążającego pracodawcę na pracownika, dopuszczając prawnie 7-dniową zwłokę w wydaniu świadectwa pracy. Zabieg taki może być poprawny, przy założeniu, że powody nie wydania świadectwa pracy leżą po stronie pracownika a nie pracodawcy. Odmienny przypadek byłby nie do pogodzenia z zasadą ryzyka podmiotu zatrudniającego. Pracownik ma prawo w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa pracy wy­stąpić z wnioskiem do pracodawcy o jego sprostowanie. W razie nieuwzględ­nienia wniosku, pracownikowi przysługuje w ciągu 7 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy (art. 97 § 21 Prawo wystąpienia do sądu jest formalnie uwarunkowane uprzednim żądaniem sprostowania świadectwa, a ponadto pracownik jest związany w obu przypadkach 7-dniowym terminem. Termin ten należy jednak uznać za instrukcyjny, skoro pracownik może żądać odszkodowania z tytułu wydania niewłaściwego świadectwa pracy, bez względu na to, czy wcześniej żądał jego sprostowania (por. wyrok SN z dnia r. II PK 36/04, OSNP 2005/8/106). Jeżeli pracownik rozwiązał umowę o pracę w trybie art. 55 § 11 to pomimo tego, że takie rozwiązanie umowy pociąga za sobą skutki, jakie przepisy prawa wiążą z rozwiązaniem umowy przez pracodawcę za wypowiedzeniem (art. 55 § 3 to jednak w świadectwie pracy powinien być zapisany rzeczywisty sposób rozwiązania umowy. W uzasadnionych przez pracownika przypadkach, pracodawca wydaje odpis świa­dectwa pracy pracownikowi lub pisemnie upoważnionej przez niego osobie (§ 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania – Dz. U. Nr 60, poz. 282, z późn. zm. oraz z 2003 r. Nr 230, poz. 2289). Pracodawca nie może wobec tego odmówić wydania duplikatu świadectwa, jeżeli pracownik złoży w tej sprawie uzasadniony wniosek. Zgodnie z art. 97 § 11 w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę z pracownikiem, z którym dotychczasowy pracodawca nawiązuje kolejną umowę o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy, tylko na jego żądanie. Zapis ten zwalnia pracodawcę z obowiązku wydania świadectwa pracy z urzędu, w razie, gdy dochodzi do kontynuowania stosunku pracy. Odpis świadectwa pracy powinien być przechowywany w części C akt personalnych pracownika, prowadzonych z godnie z przepisami rozporządzenia MPiPS z r., Dz. U. nr 62 poz. 286 oraz z 2002 r. nr 214, poz. 1812 określającego zakres prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposób prowadzenia akt osobowych pracownika. W myśl rozporządzenia Ministra Kultury z r. w sprawie......trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, Dz. U. nr 167, poz. 1375, akta osobowe przechowuje się przez 50 lat, licząc od 1 stycznia roku następnego po dacie ich wytworzenia. Ostatnim wytworzonym dokumentem jest zwykle świadectwo pracy, toteż termin 50 letni rozpocznie bieg najwcześniej od 1 stycznia roku następnego, po dacie rozwiązania stosunku pracy. Stosownie do przepisu art. 51r. 1. ustawy z r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Dz. U. nr 171, poz. 1396, ze zm. oraz z 2003 r. nr 137, poz. 1302, w przypadku postawienia przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, odpowiednio, likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje przechowawcę, któremu dokumentacja zostanie przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na okres, jaki pozostał do wygaśnięcia umów przechowania tej dokumentacji zawartych przez przedsiębiorcę. Obowiązek przechowywania akt personalnych nie jest, co prawda zagrożony obecnie żadną sankcją karna, czy wykroczeniową, niemniej jednak zaniechanie go może pociągać za sobą konsekwencje dla byłego pracodawcy. W wyroku z dnia r. II PK 36/04, ONSP 2005/8/106, Sąd Najwyższy stwierdził, że pracownik może na podstawie art. 471 przez art. 300 dochodzić od pracodawcy naprawienia szkody wyrządzonej niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy, inne niż utrata zarobków związana z pozostawaniem bez pracy. Analogiczną podstawą dochodzenia roszczeń przez pracownika jest niepoświadczenie w świadectwie pracy wykonywania przez pracownika pracy w warunkach szczególnych. Zważywszy zaś na to, że szkoda, czyli wymagalność roszczenia odszkodowawczego, nastąpi w momencie starania się przez pracownika o emeryturę, pracodawca winien dołożyć szczególnej staranności przy sporządzaniu świadectwa pracy oraz przechowywaniu akt personalnych. Jeżeli chcesz wiedzieć więcej na ten temat – kliknij tutaj >> JAK PRAWIDŁOWO PROWADZIĆ AKTA OSOBOWE PRACOWNIKÓW I NA CO ZWRÓCIĆ UWAGĘ PRZY PROWADZENIU AKT OSOBOWYCH PRACOWNIKA? Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz założenie i prowadzenie akt osobowych pracowników. Zatrudniający zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego podwładnego akta osobowe. Ponadto pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Jest to szczególnie istotne ze względu na fakt, że naruszenie tych zasad może skutkować karą grzywny. Zgodnie bowiem z art. 281 Kodeksu pracy, kto pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem – podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Powyższe obowiązki wynikają z przepisów Kodeksu pracy. Natomiast szczegółowe zasady prawidłowego prowadzenia akt osobowych reguluje Rozporządzenie Ministra pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. TRZY CZĘŚCI AKT OSOBOWYCH Jedną z ważniejszych zasad, które obowiązują przy zakładaniu i dalszym prowadzeniu akt osobowych jest podział akt osobowych na trzy części: cześć A, część B oraz część C. Wyodrębnienie poszczególnych części akt osobowych ma na celu zachowanie porządku w dokumentacji i rozdzielenie poszczególnych dokumentów w zależności od momentu ich otrzymania czy wytworzenia przez pracodawcę. Część A powinna zawierać wszelką dokumentację związaną z ubieganiem się kandydata do pracy o zatrudnienie. Pracodawca, który zamierza zatrudnić pracownika, zbiera od kandydata do pracy informacje na temat jego dotychczasowego doświadczenia czy stopnia wykształcenia, co powinno zostać potwierdzone przedłożeniem przez kandydata do pracy stosownymi dokumentami. Osoba, która ma nawiązać z pracodawcą stosunek pracy do momentu podpisania umowy o pracę nie posiada jeszcze statusu pracownika, jest kandydatem do pracy, od którego wymaga się chociażby przedłożenia do pracodawcy orzeczenia lekarskiego stwierdzającego zdolność do wykonywania pracy na danym stanowisku a także wypełnienia kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Wszystkie dokumenty otrzymane od kandydata do pracy przez pracodawcę, a w praktyce przez pracownika działu kadrowego, należy umieścić w części A akt osobowych pracownika. Pierwszym dokumentem umieszczonym w części B akt osobowych jest najczęściej egzemplarz umowy o pracę, a cała część B zawiera wszelkie dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia danego pracownika, poczynając od umowy o pracę po informację o warunkach zatrudnienia i inne dokumenty, których wręczenie pracownikowi wynika z przepisów prawa pracy poprzez wszystkie istotne postanowienia dokonywane w trakcie zatrudnienia. W części B mogą znaleźć się takie dokumenty jak: aneksy do umowy zawierające informacje np. o podwyższeniu wynagrodzenia, porozumienia lub wypowiedzenia zmieniające w przypadku konieczności dokonania zmian w dotychczasowych warunkach zatrudnienia, w tym miejscu znajdą się kontrolne i okresowe badania lekarskie i wiele innych dokumentów regulujących sprawy związane z przebiegiem zatrudnienia. W części C znajduje się wszelka dokumentacja związana z ustaniem stosunku pracy. W tym miejscu akt osobowych swoje miejsce znajdzie egzemplarz świadectwa pracy ale także pismo rozwiązujące umowę o pracę czy to w formie wypowiedzenia czy rozwiązania w trybie porozumienia stron, informacja o wypłacie pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, informacja o przysługującym pracownikowi prawie do odprawy i wiele innych dokumentów, które związane są z ustaniem stosunku pracy. CHRONOLOGIA Kolejnym szalenie istotnym elementem prowadzenia akt osobowych pracownika jest jej chronologia. Zgodnie z § 6 ust. 3 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym. Porządek chronologiczny oznacza segregację dokumentów zgodnie z datą ich otrzymania lub przygotowania, które powinny być ułożone od najstarszego historycznie do najbardziej aktualnego. W praktyce oznacza to, że najstarsze dokumenty powinny znajdować się w głębi akt, a najnowsze na wierzchu. Chronologicznie to znaczy następująco po sobie według daty. Uwaga! Chronologia dokumentacji w aktach osobowych powinna dotyczyć każdej z wyodrębnionej części akt osobowych pracownika. Przepisy wyraźnie wskazują, iż dokumenty powinny być ułożone chronologicznie w ramach poszczególnych części akt osobowych. Pojawia się pytanie, w jaki sposób postąpić w przypadku dostarczenia przez pracownika dokumentu z opóźnieniem, podczas gdy akta osobowe pracownika zostały już założone i ułożone chronologicznie. W takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest zamieszczenie na dokumencie daty wpływu i wpięcie go do akt osobowych w następnej kolejności. Uwaga! Nie ma konieczności wprowadzania daty wpływu na każdym dokumencie znajdującym się w teczce akt osobowych, jednak nic nie stoi na przeszkodzie aby taką praktykę prowadzić. Wielu praktyków prawa pracy umieszcza informację o dacie wpływu na każdym dostarczonym przez pracownika dokumencie. NUMERACJA Kolejną ważną zasadą dotyczącą prowadzenia akt osobowych, a wynikającą z przepisów rozporządzenia jest konieczność ponumerowania wszystkich dokumentów znajdujących się w poszczególnych częściach akt osobowych. Każda z tych części powinna również zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Numerowanie poszczególnych dokumentów powinno być dokonane przy użyciu długopisu (a nie ołówka czy innego urządzenia piśmiennego, który można z łatwością usunąć) i powinno stanowić trwały ślad w aktach osobowych. Jakakolwiek konieczność zmiany chronologii w aktach osobowych będzie powodowała konieczność dokonania zmiany naniesionej numeracji. W takim przypadku niedopuszczalne jest użycie korektora czy innego środka trwale usuwającego ślad po poprzedniej numeracji. Najlepszym rozwiązaniem jest przekreślenie nieaktualnej numeracji i nadanie nowej, według nowego porządku. Sytuacja taka jednak nie powinna mieć miejsca zbyt często ponieważ nawet dostarczenie z opóźnieniem pewnego dokumentu przez pracownika nie musi powodować konieczności zmiany numeracji, wystarczy wprowadzić datę wpływu na dokumencie. Uwaga! Przepisy nie zabraniają w sposób kategoryczny używania ołówka. Przyjmuje się jednak, że taka technika numerowania może okazać się nietrwała i sprzyjać “manipulacjom”. Za posłużenie się ołówkiem nie grozi żadna kara. W przypadku kontroli PIP, w żadnym wypadku nie ma podstaw do postawienia zarzutu, że dokumenty nie są numerowane. Jednak inspektorzy – (to wynika z praktyki i mojego doświadczenia), wydają wystąpienia w których zalecają używanie długopisu jako pewniejszej i trwalszej formy numeracji. Inspektorzy wydają również polecenia ustne w tym zakresie – w trakcie czynności kontrolnych. Wykaz dokumentów stanowi swego rodzaju: spis treści ułatwiający uzyskanie informacji na temat zawartości poszczególnych części akt osobowych pracownika. Wykaz dokumentów jest kartą, zazwyczaj sztywną kartą, na której odręcznie (lub w innej formie zapisu, np. elektronicznej jeśli tworzymy ten spis np. przy użyciu Excela) należy wykazać każdy nowy dokument znajdujący swoje miejsce w poszczególnych częściach akt osobowych. Karta ta zazwyczaj jest dołączana do teczki akt osobowych, którą można nabyć w każdym sklepie z artykułami papierniczymi. Nic nie stoi na przeszkodzie aby taką kartę przygotować samemu, np. przy użyciu programu Word czy Excel pamiętając jednak o odpowiednim jej oznaczeniu literą A, B lub C, w zależności której części akt osobowych dotyczy. ORYGINAŁY CZY KOPIE? Ważne jest, aby każdy pracodawca przechowywał w aktach osobowych pracownika wyłącznie odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii jednak podstawową zasadą jest gromadzenie w aktach osobowych kopii dokumentów. Wyjątek dotyczy niewielkiej grupy dokumentów, np. orzeczenia lekarskiego, które powinno być przechowywane w oryginale. W praktyce zdarza się tak, że pracownicy przynoszący do działu kadr oryginały dokumentów są jednocześnie zaopatrzeni w ich kopie, które składają pracodawcy w celu przechowywania w aktach osobowych. Nic nie stoi na przeszkodzie aby takie kopie od pracownika zebrać. Należy jednak pamiętać o sprawdzeniu zgodności oryginału z doniesioną kopią dokumentu. Najczęściej jednak do zadań osób zatrudnionych w działach kadrowych należy kserowanie wszelkiej dokumentacji dostarczonej często w sporej ilości przez kandydata do pracy. Uwaga! Odpis jest już rodzajem kopii, dlatego nie ma potrzeby tworzenia kopii z kopii. Odpis dokumentu może być wpięty do właściwej części akt osobowych pracownika. JĘZYK POLSKI Następny warunek do spełnienia przy prowadzeniu akt osobowych to prowadzenie akt osobowych zgodnie z zapisami ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim. Mianowicie pracodawca, sporządzając akta osobowe, powinien dopełnić obowiązku używania języka polskiego przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Warto jeszcze zaznaczyć, że dokumenty z zakresu prawa pracy mogą być, poza obowiązkową polską wersją językową, również sporządzane w innych wersjach obcojęzycznych. Jednakże należy podkreślić, iż jeżeli strony nie postanowiły inaczej, podstawą wykładni takich dokumentów jest ich wersja w języku polskim. Podstawa prawna: – Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy ( z dnia ) – Ustawa z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim ( z dnia – Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika ( z dnia TO CIĘ NA PEWNO ZAINTERESUJE: Czy ponowne zatrudnienie pracownika po przerwie rodzi obowiązek założenia i prowadzenia nowych akt osobowych pracownika? Czy przepisy prawa dopuszczają możliwość kontynuowania prowadzenia akt osobowych pracownika nawet po przerwie w zatrudnieniu? Odpowiedź znajdziesz w moim artykule na ten temat: PONOWNE ZATRUDNIENIE A OBOWIĄZEK PROWADZENIA AKT OSOBOWYCH Jesteś osobą odpowiedzialną za prowadzenie akt osobowych pracownika? To świetnie się składa! Przygotowałam dla Ciebie darmową listę sprawdzającą dzięki, której będziesz mieć pewność, że akta osobowe pracowników są prowadzone w 100% poprawnie i zgodnie z przepisami! Aby pobrać listę sprawdzającą – zapraszam Ciebie tutaj: LISTA SPRAWDZAJĄCA Wystarczy, że odnajdziesz FORMULARZ po lewej stronie ekranu , po którego wypełnieniu otrzymasz na swój adres e-mail LISTĘ SPRAWDZAJĄCĄ! Zmieniasz pracę? Gratuluję! Dowiedz się o czym powinien pamiętać pracownik aby móc w pełni skorzystać ze swoich praw i przywilejów! ZMIANA PRACODAWCY – O CZYM PRACOWNIK MUSI PAMIĘTAĆ Pojęcie dokumentacji pracowniczej obejmuje akta osobowe pracowników, a także pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Podstawowe obowiązki pracodawcy związane z dokumentacją pracowniczą Pracodawca jest zobowiązany do: - założenia i prowadzenia dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika (dokumentacji pracowniczej); - przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres zatrudnienia i okres: 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy, albo 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny, albo 50 lat od ustania stosunku pracy; - przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem; - wydania pracownikowi, wraz ze świadectwem pracy, informacji o: okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru do końca miesiąca kalendarzowego następującego po okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w wyznaczonym na to okresie; - wydania pracownikowi, byłemu pracownikowi albo innej osobie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej; - zniszczenia dokumentacji pracowniczej w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści - w ciągu 12 miesięcy po upływie okresu na jej odebranie przez pracownika. Podstawowe obowiązki pracodawcy związane ze zmianą postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej W razie zamiaru zmiany postaci dokumentacji pracowniczej: z papierowej na elektroniczną – pracodawca ma obowiązek sporządzenia odwzorowania cyfrowego i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym, z elektronicznej na papierową – pracodawca ma obowiązek sporządzenia wydruku i opatrzenia go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym. Pracodawca jest zobowiązany poinformować pracowników o: zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej. Uprawnienia pracowników i członków rodziny zmarłego pracownika wynikające z przepisów o dokumentacji pracowniczej Pracownik ma prawo do: odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę, odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania przez pracodawcę informacji w tej sprawie, w przypadku zmiany postaci dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę, otrzymania, w każdym czasie, kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej. W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika, prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej, a także wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej przysługuje najbliższym członkom rodziny. Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej Jeżeli stosunek pracy został nawiązany 1 stycznia 2019 r. lub później – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika obejmuje okres zatrudnienia oraz okres 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Jeżeli stosunek pracy został nawiązany po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r.: pracodawca złożył raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych – 50 letni okres przechowywania akt osobowych pracownika liczony od dnia ustania stosunku pracy ulega skróceniu do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony, pracodawca nie złożył raportu informacyjnego – okres przechowywania akt osobowych pracownika wynosi 50 lat licząc od dnia ustania stosunku pracy. Jeżeli stosunek pracy został nawiązany wcześniej, tj. do dnia 31 grudnia 1998 r. – okres przechowywania akt osobowych pracownika wynosi 50 lat licząc od dnia ustania stosunku pracy. Akta osobowe i pozostała dokumentacja pracownicza Dla każdego pracownika pracodawca musi prowadzić oddzielnie akta osobowe. Oświadczenia i dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Przed każdą z części akt osobowych należy zamieścić wykaz oświadczeń lub dokumentów, które się w niej znajdują. Akta osobowe składają się z 4 części: części A – zawierającej oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (np. imię i nazwisko, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), przebieg dotychczasowego zatrudnienia), a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (np. umowę o pracę, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bhp, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej, dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego), części C - dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy (np. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy), części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie składanych dokumentów poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem. Oryginały dokumentów przedkłada się pracodawcy do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. W aktach osobowych można przechowywać oryginały dokumentów, które pracodawca sam sporządza, np. egzemplarz umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej, czy o zakazie konkurencji. Pracodawca prowadzi oddzielenie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą: dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy (w tym ewidencję czasu pracy), dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. Pracodawca prowadzi także rejestry: podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy. W sytuacji przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu tego pracownika. Podstawa prawna Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320, ze zm.); Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz .U. z 2018 r. poz. 2369). Informacje o publikacji dokumentu Ostatnia modyfikacja: 11:59 Małgorzata Podrażka Pierwsza publikacja: 10:41 Biuro Promocji Od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe pracownika składają się z 4 części. Jakie dokumenty powinny znaleźć się w poszczególnych częściach akt osobowych? Jak przechowywać te dokumenty po zmianach? 1 stycznia 2019 r. weszły w życie przepisy dotyczące skrócenia przechowywania akt pracowniczych (ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Dodatkowo Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w celu dostosowania się do nowych przepisów opublikowało rozporządzenie z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Od nowego roku akta osobowe pracownika składają się z 4 części (wcześniej 3 części). Nowy układ akt osobowych składa się z części A, części B, części C i części D. Część A akt osobowych pracownika W tej części powinny znaleźć się oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie – np. imię i nazwisko, miejsce zamieszania (adres do korespondencji), przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Oprócz tego w części A powinny być przechowywane skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich. Część B akt osobowych pracownika W części B powinno gromadzić się i przechowywać oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika umowę o pracę; umowę o zakazie konkurencji; zakres czynności (zakres obowiązków) pracownika; dokumenty związane z wykonywaniem przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze; potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy; potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudniania, o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu oraz o ryzku zawodowym; oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie; dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bhp; dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia; dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego; wniosek o poinformowanie okręgowego inspektora pracy o zatrudnieniu pracowników w nocy; dokumenty związane z wykonywaniem pracy w formie telepracy. Część C akt osobowych pracownika W tej części mają znaleźć się oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym: oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę; wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy; dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy; kopię wydanego świadectwa pracy; potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym; umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę; skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających. Część D akt osobowych pracownika Część ta służy gromadzeniu i przechowywaniu odpisów zawiadomień o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z przenoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Sposób przechowywania akt osobowych pracownika Dla każdego pracownika pracodawca musi prowadzić oddzielne akta osobowe. Oświadczenia i dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Przed każdą z części akt osobowych należy zamieścić wykaz oświadczeń i dokumentów, które się w niej znajdują. Dotyczy to zarówno akt osobowych prowadzonych w postaci papierowej jak również elektronicznej. Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie składanych dokumentów poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem. Oryginały dokumentów przekłada się pracodawcy do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. W aktach osobowych można przechowywać oryginały dokumentów, które pracodawca sam sporządza, np. egzemplarz umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej, czy o zakazie konkurencji. Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą: dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy (w tym ewidencję czasu pracy), dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. Pracodawca prowadzi także rejestry: podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy. W sytuacji przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującego tego pracownika. Ważne! Przepisy opisane powyżej stosuje się do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 na temat dokumentacji pracowniczej i nie tylko dowiesz się na szkoleniu doskonalącym. Sprawdź ofertę. Podstawa prawna: Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 z późn. zm.), Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369). Jak informować pracowników o zmianie okresu przechowywania akt osobowych W przyszłym roku wraz ze świadectwem pracy trzeba będzie wydawać pracownikom dodatkowe informacje o okresie przechowywania akt osobowych. Niewystarczające będzie przytoczenie treści przepisów o okresach przechowywania dokumentacji, lecz konieczne będzie wskazanie konkretnych dat. Nie będzie jednak obowiązku przekazywania kolejnej informacji w przypadku, gdy zmieni się lub będzie się mógł zmienić okres przechowywania dokumentacji pracownika. Od 1 stycznia 2019 r. ulegnie skróceniu okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Pracodawca będzie zobligowany do przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia. Dokumentacja powinna być również przechowywana przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 1 pkt 3 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Należy zwrócić uwagę, że taki okres przechowywania dokumentacji - zamiast obecnych 50 lat - nie będzie dotyczyć od początku przyszłego roku automatycznie wszystkich pracowników. Przechowywanie dokumentacji będzie uzależnione od momentu zatrudnienia i wypełnienia dodatkowych obowiązków przez pracodawcę. W razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy będzie wydawał pracownikowi - w postaci papierowej lub elektronicznej (czyli np. za pomocą e-maila) - informację o: okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania tej dokumentacji, zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania przez pracownika w przewidzianym okresie. Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej nie może sprowadzać się tylko do wskazania, że będzie ona przechowywana przez 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się zatrudnienie. Zamieszczenie w niej wprost jedynie zapisów Kodeksu pracy dotyczących okresu przechowania dokumentacji nie wypełnia istoty tej informacji. Pracodawca powinien doprecyzować ten okres w czytelny dla pracownika sposób, poprzez podanie konkretnych dat. Oprac. Marek Rotkiewicz Odsłuchaj swoje aktualności >> Kodeksy Kadrowego - KOMPLET 6 publikacji Komplet obejmuje najważniejsze przepisy kadrowe z komentarzem praktyków. Składają się na niego: Kodeks pracy, ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych i ustawa zasiłkowa oraz trzy książki zawierające rozporządzenia wykonawcze do tych aktów prawnych. Publikacje uwzględniają rewolucyjne zmiany obowiązujące od 1 stycznia 2022 r., wprowadzone przez przepisy Polskiego Ładu. Kup już za: zł

informacja o przechowywaniu akt osobowych w świadectwie pracy